Mit csinál egy Esküvőszervező

Egy Esküvőszervező munkája sokszor láthatatlan és megfoghatatlan, hiszen mi nem tudunk felmutatni egy elkészült dekorációt, fotót, mint sok másik szolgáltató az esküvő szakmán belül, a mi munkánk egyik eredménye a stresszmentes, könnyed esküvői készülődés és az az önfeledt boldogság, ami a Jegyespár és násznép arcán látható az esküvő napján. A tökéletes esküvő, a munkánk végeredménye.

Emiatt sokan nem is igazán tudják, hogy pontosan mit csinál egy Esküvőszervező, miben és hogyan tudja segíteni a Jegyespárokat, miért éri meg egy tapasztalt Esküvőszervező segítségét kérni, akár csak egy konzultáció erejéig, ezért ebben az írásban igyekszem összefoglalni mindazt, amiből az én esküvőszervezői munkám áll.

Összefoglalóan: Egy Esküvőszervező segít az álomesküvő megszervezésének teljes folyamatában, a legelső teendőtől a legutolsó tollvonásig, személyre szabott a Jegyespár elképzeléseihez, kéréseihez igazodva.

Na de nézzük meg részletesebben, hogy ez mit is jelent valójában.

Indulásként:

átbeszéli alaposan a Jegyespárral az esküvői elképzeléseket, igényeket, hogy ő is láthassa maga előtt azt a víziót, ami a Jegyespár fejében és szívében megjelent,
készít egy részletes haladási ütemtervet hónapra lebontva, hogy átlátható legyen számotokra a szervezés folyamata és a rendelkezésetekre álló időt a lehető legjobban be tudjátok osztani, illetve a Nagy Nap előtt ne legyen más teendőtök a pihenésen kívül.

A szervezés során:

a felmerülő sok-sok különféle ötletből egy harmonikus egységes összképet varázsol Veletek együtt,
tisztában van a legújabb trendekkel, folyamatosan figyeli az esküvőpiacot, a külföldi irányvonalakat és így rengeteg kreatív ötlettel fog ellátni Titeket,
segít a személyiségeteket beleszőni az esküvőtökbe, hogy a Nagy Nap maximálisan Titeket tükrözzön minden szinten,
figyelemmel kíséri végig a szervezési folyamatot, hogy minden teendőre jusson elegendő idő és semmi ne maradjon ki, ne legyen kapkodás és gyomorgörcs az esküvő előtti napokon,
átlátja és tapasztalatból ismeri a lehetséges buktatókat, árnyoldalakat és tisztában van azzal, hogy miként tud megvédeni Titeket a csalódásoktól, milyen apróbetűs részekre kell odafigyelni vagy milyen kimondatlan dolgokra kell részletesen rákérdezni, hogy elkerüljétek a felesleges pénzköltést, visszaéléseket, csalódásokat,
megbízható, kiváló esküvői helyszíneket ajánl Nektek, amelyek maximálisan passzolnak az elképzeléseitekhez és a pénztárcátokhoz,
elkísér a helyszínbejárásokra, hogy minden, a Ti esküvőtöket érintő kérdést feltegyen, összesítsen, amivel a költségek is pontosabban tervezhetőek,
segít a dekor koncepció megalkotásában, az esküvő stílusának behatárolásában.

Egy független Esküvőszervező a Jegyespárok érdekeit képviseli és védi végig a szervezés során és a Nagy Napon is. Azért harcol és küzd minden alkalommal, hogy a Ti álmaitok maradéktalanul valóra váljanak, miközben megkímél a felesleges, indokolatlan pénzköltésektől.

Esküvői szolgáltatók:

megbízható, releváns szakami tapasztalatokkal rendelkező szolgáltatókat ajánl a Ti személyiségetekhez és pénztárcátokhoz mérten,
egy nagy tapasztalattal rendelkező Esküvőszervezőnek van egy kiterjedt kapcsolatrendszere és ha nem ismer egy bizonyos területen szolgáltatókat, akkor megtalálja azt az embert, akit fel kell keresnie 1-1 feladatra, vagy aki ismer olyan embert/szolgáltatót, akire éppen szükség van,
a kapcsolatrendszerét bármikor meg tudja mozgatni, ha arra van szükség,
nem dolgozik zárt szolgáltatói körrel, habár itt én most saját magamból indultam ki és hozzá kell tennem, hogy van olyan Esküvőszervező, aki nem így működik (és kizárólag zárt, fixált szolgáltatói körrel dolgozik vagy Rátok erőlteti az általa ideálisnak gondolt szolgáltatókat), én szívesen együtt dolgozom az általatok kiválasztott szolgáltatókkal is,
az általa ajánlott esküvői szolgáltatókért maximálisan vállalja a felelősséget,
bekéri az árajánlatokat a szolgáltatóktól és azokat továbbítja felétek úgy, hogy azok már minden szükséges, fontos részletet tartalmaznak,
ha valamelyik árajánlat nem megfelelő azt visszaküldi módosításra a szolgáltatóknak, ergo az ő szakmai szűrőjén átmegy minden árajánlat, minden információ és odafigyel arra, hogy ezek minden egyedi kéréseteket tartalmazzák,
emiatt rengeteget e-mailezik és telefonál egy átlagos hétköznapon, amikor a Ti álomesküvőtöket szervezi és ezzel Titeket kímél meg egy hatalmas adminisztratív munkától a mindennapok során.

Kommunikáció:

megosztja minden tapasztalatát Veletek,
egy független, lelkiismeretes Esküvőszervező minden döntés kapcsán őszintén elmondja a lehetséges előnyöket és hátrányokat, hogy tudatosan a legjobb döntéseket tudjátok meghozni, elkerülve a váratlan csalódásokat,
segít minden álmotokat valóra váltani, amit a szívetekben dédelgettek az esküvő kapcsán, mert az élteti, ha Titeket őszintén boldognak láthat,
bátran kommunikálhatjátok a félelemeiteket, kérdéseiteket és akár a negatív érzéseiteket is, nem nevet ki, nem sértődik meg semmin, mert az a munkája, hogy egy szakértőként álljon mellettetek.

Szerződések:

segít olyan szerződéseket kötni a szolgáltatókkal, amelyek a Ti érdekeiteket is kölcsönösen védik,
átolvassa, ellenőrzi az összes szerződést, hogy minden részlet a helyen legyen és semmilyen téren ne érjen Titeket csalódás, átverés.

Mivel egy Esküvőszervező keze alatt minden árajánlat és szerződés megfordul, így van egy bőséges rálátása arra, hogy Rátok nézve miként kellene szerepeljenek az infók, részletek egy szerződésben. Nagy valószínűséggel van jó pár negatív tapasztalata, amikor valamelyik szolgáltató megpróbálta átverni a Jegyespárt és tudja miként lehet ezt kerülni, miként tud Titeket megvédeni.

Esküvői költségek:

őszintén elmondja, hogy a tervezett esküvő kapcsán milyen költségekkel érdemes kalkulálnotok,
segít okosan beosztani az esküvőre szánt büdzsét,
vezeti az esküvői költéseket és előre jelzi, ha valamire jobb opciók, költséghatékony megoldások is léteznek,
segít a tervezett büdzsén belül maradni,
megvéd a visszaélésektől, a csalódásoktól.

Mivel a legtöbb Jegyespár, így valószínűleg Ti is először szervezitek a saját esküvőtöket, átverhetőek és megtéveszthetőek lesztek, mert ma már nagyon komplex és sokrétű az esküvőszakma, rengeteg lehetőség, ötlet, információ zúdul Rátok és nehéz ezekben eligazodni, megtalálni azt, amit számotokra a legideálisabb a költségek szintjén is. Egy tapasztalt Esküvőszervező átlátja az esküvői piacot, a szolgáltatások ár-érték arányával is tisztában, amit kendőzetlen őszinteséggel megoszt Veletek.

A legrossz, ami történhet Veletek, hogy annyira nyomasztóvá válik a szervezéssel járó sok teendő, a határidők, döntéshelyzetek, hogy besokaltok és emiatt hoztok rossz döntéseket, amiket később megbántok és/vagy anyagilag is ráfizettek bizonyos területeken.

Problémák:

ha problémák merülnek fel a szervezés során, akkor segít azokat megoldani és a számotokra legjobb opciókat megtalálni,
mindig Veletek egyeztetve cselekszik, miután Ti a jóváhagyásotok beérkezik hozzá,
mellettetek van és támogat Titeket történjen bármi, számíthattok a segítségre szakértőként, bizalmasként, a legjobb barátotokként,
stressz, konfliktus, családon belüli viszályok esetén is számíthattok rá, mert van bőven tapasztalata a konfliktusok kezelésében és örömmel meghallgat Titeket, egy harmadik külső szakértőként tud tanácsokat adni Nektek ilyen helyzetekben is.

A Nagy Nap előtt:

minden apró kis részletet összefésül, hogy semmi se maradjon ki és minden időben el legyen intézve,
arra törekszik, hogy az esküvő előtti napok számotokra önfeledt nyugalommal és édes készülődéssel, hangólódással teljenek,
összehangolja a szolgáltatók munkáját, hogy a különálló csapattagok stabil egységként dolgozzanak a Nagy Napotokon,
minden kérésetekről és az esküvő legapróbb részleteiről is tájékoztatja a szolgáltatókat, hogy minden elképzelésetek maradéktalanul megvalósuljon és minden információ a szolgáltatók rendelkezésére álljon, hogy maximális profizmussal, 110%-os odaadással tudják végezni a munkájukat,
elkészíti a Nagy Nap Forgatókönyvét, azzal kezdve, hogy Nektek, Jegyespárként milyen teendőitek lesznek az esküvő előtti napokban, odafigyelve minden logisztikai feladatra és arra, hogy a szolgáltatók munkájához milyen feltételekre, időintervallumra van szükség,
szabadtéri esküvő esetén készít egy komplex B tervet Veletek egyeztetve, hogy ha beüt a krach, akkor is tökéletesen alakuljon minden,
a Veletek közösen átbeszélt és véglegesített Forgatókönyvet, a térelrendezési tervet, ülésrendet minden szolgáltatónak továbbítja a kéréseitekkel együtt,
összesíti a megkötött szerződések és fixált részletek alapján a fennmaradó fizetendő tételeket, hogy melyik szolgáltatónak milyen összeget kell fizetnetek.

Az esküvő napján:

már reggel megérkezik a helyszínre és fogadja az összes szolgáltatót,
ellenőrzi és felügyeli a szolgáltatók munkáját, hogy mindaz, amiért fizettetek maradéktalanul megvalósuljon úgy és akként, ahogy azt közösen leegyeztettétek,
egész nap teljes fókusszal van jelen és gondosan ügyel arra, hogy minden apró részlet a helyére kerüljön,
gondosan odafigyel arra, hogy Ti, Jegyespárként maximális nyugalommal és önfeledt boldogsággal tudjatok készülődni a szeretteitek körében, mert kijár Nektek egy Királynőhöz és Királyhoz méltó bánásmód az esküvő napján is,
a problémák hozzá futnak be elsőként, ő kezeli és oldja meg azokat Titeket képviselve, hogy azokból semmi se látszódjon kívülről és a Ti felhőtlen boldogságotokat semmi se árnyékolja be,
ha szükséges bármelyik szolgáltatóval konfrontálódik, aki nem teljesíti a szerződésben foglaltakat, vagy hibásan végzi a munkáját, mindezt azért, hogy a Ti kéréseitek maradéktalanul megvalósuljanak,
ellenőrzi a térelrendezési tervet, ülésrendet és ha hibát észlel azt kijavíttatja,
ha a helyzet úgy kívánja meg, akkor fáradhatatlanul együtt pakol, rámol a bútorosokkal, a felszolgálókkal, a dekorosokkal, stb., ott segíti, ahol szükség van rá,
ha valamelyik szolgáltató bajba kerül (pl. lerobban az autója, durrdefektet kap a Fodrász, a Dj a helyszínre menet), akkor segít megoldani a problémát és mindezt úgy, hogy Nektek emiatt nem kell aggódnotok, egy ujjatokat se kell mozdítanotok,
segít kihelyezni az ültetőkártyákat, köszönetajándékokat a megbeszélt helyre
a háttérben dolgozik és mindig 2-3 lépéssel előrébb jár, mint a tényleges esemény, előkészít és ellenőriz mindent, hogy amikor egy programpont sorra kerül, akkor minden zökkenőmentesen, úgy és akként történjen, ahogyan azt átbeszéltétek,
folyamatosan figyel Rátok a háttérből és ott segít az esküvő napján is, ahol épp szükség van rá, pl. folyamatosan figyel arra, hogy a menyasszonyi ruha és annak uszálya a lehető legtökéletesebben mutasson, megigazítja azt, ha a helyzet úgy kívánja, hogy a fotókon is hibátlanul szép legyen minden apró részlet,
jelen van a Nagy Napon amíg minden megtervezett programpont tökéletesen le nem megy, ez a gyakorlatban 14, de leginkább 16-18 órás munkanapot jelent.

Az esküvő után:

figyeli a végkalkulációkat, hogy minden pontosan és helyesen került-e felszámításra,
összesíti, hogy milyen teendők várnak Rátok a Nagy Nap után és segít ezekben is Titeket,
nyomon követi az esküvő utáni feladatokat is, pl. az esküvői fotók, videók tökéletes minőségben és határidőben megérkeztek-e hozzátok úgy, ahogyan azt terveztétek,
ha bármilyen probléma merül fel a Nagy Nap után, ha netán valamelyik szolgáltató hibásan teljesít, akkor ebben is számíthattok a segítségére.

Sokszor úgy tűnik, hogy a munkánk néhány e-mail megírásából áll és pikk-pakk meg is van szervezve egy esküvő. Nos, nekem tapasztalt Esküvőszervezőnek, 12 év tapasztalattal a hátam mögött, kb. 300 munkaóra, amíg egy esküvőt professzionálisan megszervezek elejétől a végéig.

A néhány e-mail az én esetemben leg. 230 levél, amit csak a Jegyespárnak küldök, hogy az esküvővel kapcsolatosan minden részletet egyeztessünk hatékonyan, válaszolok a felmerült kérdésekre. Ezen felül a kiválasztott, szerződött szolgáltatókkal is leg. 50 e-mailt váltok, amikor fókuszáltan átadom az infókat az esküvőről és a Jegyespár kéréseiről. Ehhez nem számoltam hozzá azt a közel 100 e-mailt, amikor csak a szabad kapacitásokat kérem be, vagy árajánlatokat kérek be a szolgáltatóktól, akiket ki szeretnék ajánlani a Jegyespárnak. A valóságban akár 500 e-mailt is írok, amíg egy esküvő megszervezésre kerül és ezek nem 2-3 soros levelek, ezek tartalmas és bő információkkal ellátott levelek. 🙂

Bízom benne, hogy egy kicsit közelebb tudtam hozni ezt a megfoghatatlan témát és izgalmas volt belátni ebbe a változatos, kihívásokkal teli csodaszakmába, melyet én a hivatásomnak mondhatok. 🙂

Ha kérdésed merült fel a téma kapcsán, vagy szeretnétek a fenti teendőket átadni egy tapasztalt Esküvőszervezőnek, akkor keressetek bátran elérhetőségeimen. 🙂

Szép napot és mosolygós menyegzőre készülődést kívánok szeretettel,

~Ágota~